Az AutoText funkció hosszú idő óta az Office részévé vált, de most része a Gyors részeknek, amelyet az Office 2007 hozzá lett adva. Az Automatikus szövegbeviteleken kívül a Gyors részek funkció lehetővé teszi a dokumentum tulajdonságainak (például cím és szerző ) és mezőket (például dátumokat és oldalszámokat). A Gyors részek és az AutoText bejegyzések "Épületblokkok" néven is ismertek, és a Word számos előre definiált építőelemet tartalmaz. Hozzáadhat annyi egyedi építőelemet, amennyit csak akar.
MEGJEGYZÉS: Korábban írtunk arról, hogyan hivatkozhatunk a Word más dokumentumairól származó szövegekre, így újból fel lehet használni az újrahasználható tartalmat más automatikusan frissítendő dokumentumokra. Az ebben a cikkben tárgyalt trükk hasonló az AutoText bejegyzés használatához. Azonban, miután a tartalom be van helyezve az AutoText bejegyzéssel, akkor a tartalom NEM frissül automatikusan az AutoText bejegyzés módosításakor.
Vannak olyan egyéb szoftverek is, mint az ingyenes PhraseExpress for Windows, amelyek hasonló feladatokat végeznek az egész rendszeren. Ez nagyszerű, mert minden alkalmazásban működik, nem csak Word, de az AutoText-nek számos saját előnye van - nevezetesen, hogy több formázási lehetőség van (főleg Word-specifikusak), mint a PhraseExpress, és bárhol is elérhető Word-ben. Ha például harmadik féltől származó programokat nem telepíthet a munkahelyi számítógépére, akkor továbbra is használhatja az AutoText szolgáltatást.
Csak szöveges bejegyzéseket tárolhat a sablonokban, nem magában a dokumentumokban. Alapértelmezés szerint az új AutoText bejegyzések a Normal.dotm sablonban kerülnek tárolásra. Ez korlátozza az Ön AutoText bejegyzéseinek elérhetőségét csak a gépére, hacsak nem osztja meg a Normal.dotm sablont más gépekkel. AutoText bejegyzéseket adhat hozzá egyéni sablonokhoz, de vannak olyan korlátozások, amelyekkel később tárgyalunk ebben a cikkben.
Új szövegszöveg beírása
Kezdjük, hozzon létre egy új Word-dokumentumot, és írja be a szöveget (szöveget, képeket, táblázatokat stb.), Amelyeket AutoText bejegyzésként szeretne hozzáadni. Ezután jelölje ki a tartalmat, és kattintson a "Beszúrás" fülre.
Ha azt szeretné, hogy az Önszöveg bejegyzés szövege a bejegyzés összes bekezdéséhez, beleértve az utolsó bekezdést is, a bekezdések formázásával tárolja, győződjön meg róla, hogy az utolsó bekezdés végén található bekezdésjelzés szerepel a kiválasztásban. A bekezdésjel tárolja a bekezdés formázását. Ha nem választja ki a bekezdés végén a bekezdésjelet, akkor a bekezdés beilleszti a szövegkörnyezet bekezdésstílusát. Ha az egyes bekezdések végén nem látja a bekezdésjelet, kiválaszthatja azokat a beállításokban. Az AutoText tartalomhoz alkalmazott karakterformázás automatikusan tárolódik az AutoText bejegyzésben.
MEGJEGYZÉS: Előfordulhat, hogy a "Gyors részek" menüben közvetlenül elérhető "Mentés kiválasztása a gyors rész galériába" lehetőségre. Ez a lehetőség a kiválasztott szöveget "Gyors részek" bejegyzésként adja hozzá, nem pedig "Automatikus szöveg" bejegyzést. A "Quick Parts" és az "AutoText" bejegyzések mindegyike építőelemek. Ehhez hozzá lehet adni a bejegyzést, de azt fogjuk tárgyalni, hogy az AutoText bejegyzést adjuk hozzá.
Javasoljuk, hogy az Ön AutoText bejegyzéseinek nevei eléggé eltérőek legyenek, ezért csak néhány karaktert kell beírnia, hogy minden bejegyzést beillesszen egy dokumentumba. Ha többszörös AutoText bejegyzéseknek nagyon hasonló neve van, akkor elég meg kell adnia a nevet, hogy a Word tudja, melyik bejegyzést kívánja beilleszteni.
Az "Opciók" legördülő listában megadhatja, hogy a bejegyzés hogyan kerüljön be a dokumentumba. Ha egy kis szöveget, például egy cégnevet helyez be, akkor válassza a "Csak tartalom beszúrása" lehetőséget, amely a bejegyzés tartalmát a kurzorba írja be. A tartalmat saját bekezdésként vagy saját oldalán is beillesztheti (tökéletes a hagyományos borítólapok létrehozásához).
Fogadja el a "Mentés" legördülő listában szereplő alapértelmezett beállítást. Ez menteni fogja az AutoText bejegyzést a Normál sablonban.
Miután beállította az új AutoText bejegyzést, kattintson az "OK" gombra.
Amikor bezárja a megnyitott utolsó Word-dokumentumot, a következő párbeszédablak jelenik meg, amely megkérdezi, hogy el szeretné-e menteni a Normal.dotm sablonban végrehajtott módosításokat, ha bekapcsolta azt a lehetőséget, amelyre a normál sablon mentésére kéri. Ha az AutoText bejegyzést a "Normal.dotm" sablonba szeretné menteni, kattintson a "Mentés" gombra.
Hogyan helyezzen be egy szöveges szövegbevitelt egy dokumentumba?
Most, hogy létrehoztunk egy új AutoText bejegyzést, helyezzük be egy dokumentumba. Hozzon létre egy új Word-dokumentumot, vagy nyisson meg egy meglévő dokumentumot. Kattintson ismét a "Beszúrás" fülre, és vigye az egeret az "Automatikus szöveg" fölé a legördülő menüből. Észre fogja venni, hogy az Ön által hozzáadott szöveges szöveg közvetlenül az "Automatikus szöveg" almenüben érhető el. Jelölje ki, ha be szeretné illeszteni a tartalmat a bejegyzésbe.
Az "Automatikus kiegészítés javaslatok megjelenítése" funkció bekapcsolása
Ha nem jeleníti meg az automatikus kiegészítéssel kapcsolatos javaslatot, amikor beírja az automatikus szövegbeviteli nevét, előfordulhat, hogy be kell kapcsolnia az "Automatikus kompatibilitási javaslatok megjelenítése" opciót.
Az "Automatikus kiegészítés-javaslatok megjelenítése" lehetőség bekapcsolásához nyisson meg egy meglévő Word-dokumentumot, vagy hozzon létre egy újat, majd kattintson a "Fájl" fülre.
Kattintson a "Speciális" elemre a "Word Options" párbeszédpanel bal oldalán található elemek listájában.
A létező szövegszöveg bejegyzés tartalmának szerkesztése
Mondja meg, hogy új otthonba költözött, és módosítania kell a címét az Automatikus szöveges bejegyzésben. Ez könnyű. Egyszerűen írja be a kívánt bejegyzést egy új Word-dokumentumba, válassza ki azt, majd nyissa meg az "Automatikus szöveg" almenüt, ahogy korábban tárgyaltuk. Válassza ki a "Kiválasztás az AutoText Galéria" opciót a meglévő szövegszövegek almenüjébe.
MEGJEGYZÉS: Ne feledje, az AutoText bejegyzés módosítása NEM változtatja meg a bejegyzés tartalmát olyan meglévő dokumentumokban, ahol már beillesztette. Az Automatikus szövegbevitel felülvizsgált tartalmát csak akkor használjuk, ha a bejegyzést a változtatás után bármikor beillesztjük.
A létező szövegszöveg bejegyzés tulajdonságainak szerkesztése
Az AutoText bejegyzés tartalmának szerkesztése mellett megváltoztathatja a bejegyzés tulajdonságait is, például a tárolt sablont, a kategóriát és így tovább.
Ehhez hozzon létre egy új Word-dokumentumot, vagy nyisson meg egy meglévő dokumentumot. Kattintson a "Beszúrás" fülre, majd kattintson a "Felfedezzen gyors részek" gombra a "Szöveg" részben. Válassza a legördülő menü "Building Blocks Organizer" elemét.
A "Cím" bejegyzés kiválasztása után kattintson az "Épületblokkok" alatti "Tulajdonságok szerkesztése" elemre.
Hogyan lehet törölni egy automatikus szöveges bejegyzést?
Ha rájön, hogy nincs szüksége többszöveges bejegyzésre, törölheti azt az építőelemek gyűjteményéből. Automatikus szövegbevitel törléséhez nyissa meg a "Building Blocks Organizer" párbeszédpanelt az utolsó részben leírt módon. Válassza ki a törölni kívánt AutoText bejegyzést, és kattintson a "Törlés" elemre a "Építőblokkok" listája alatt.
A Word (2003 és korábbi) korábbi verziói lehetővé tették, hogy az AutoText bejegyzéseket egy sablonból a másikba másolják. A Word 2007-ből azonban ez a funkció eltávolításra került.
