Ha még mindig valaki, aki e-maileket, weboldalakat és más dokumentumokat kinyomtat, akkor leállhat. Vannak jobb módjai annak, hogy nyomon kövessék az adatait, és gyorsabban hozzáférjenek hozzájuk - nem tudsz szavakat keresni a fizikai papírdarabokon.
A nyomtatás ellen
A nyomtatás költséges és kényelmetlen, gyakran drága tintapatronokat, nyomtatópapírt és új nyomtatókat igényel, ha az olcsó tintasugaras nyomtatók elkerülhetetlenül meghibásodnak. Mindezek a papírok rendezetlenül rendeződnek, vagy soha nem lesz képes megtalálni, amit keres. Nem tudod elérni, amikor távol van az irodádtól, nem kereshetsz át rajta, és csak egy példányod van, így bajban van, ha valaha is történik vele.
A nyomtatásra akkor volt szükség, ha a számítógépek vastag téglák voltak, amelyek asztalhoz csatlakoztak. Most sétálunk a zsebünkben lévő számítógéppel, olyan papírokkal, amelyek megközelíthetik egy papírdarab méretét, és olyan felhőszolgáltatásokat, amelyek képesek biztonsági másolatot készíteni és szinkronizálni minden dokumentumot az összes eszközén. Megkeresheti azokat a dokumentumokat, amelyeket mentett az általuk tartalmazott szavakkal, így nem kell bonyolult bejelentési rendszert létrehoznia és mesterkedni.
Hogyan ne nyomtasson
Mi a geeks már régebben abbahagyta a nyomtatást, de sokan vannak ott, akik rendszeresen nyomtatnak e-maileket és weboldalakat. Megpróbálunk néhány tippet felmutatni, amelyek segítenek Önnek abban, hogy távol tartsák a nyomtatótól, és új módot biztosítsanak a megtakarítás és az információ rendezésére.
- Digitális fájlkabinet létrehozása: Először is eldöntheti, hogy hol mentheti meg a dolgokat ahelyett, hogy kinyomná őket. Segít abban, hogy legyen egy egységes helye, ahol mindent megment. Javasolnánk egyfajta felhőalapú szolgáltatást, amely szinkronizál minden eszközön, így az okostelefonokon és táblagépeken, valamint a számítógépen is elérheti őket. Sokan az Evernote archívumként használják az összes jegyzetüket és dokumentumaikat, de Ön is eldöntheti, hogy menteni fog egy olyan felhő tárolási szolgáltatásra, mint a Dropbox, a Google Drive vagy a Microsoft OneDrive. Ha valóban inkább a helyi tárolást szeretne, mentheti a fájlokat egyetlen mappába a számítógépen - de mindenképpen készítsen biztonsági másolatot. Ez kevésbé lesz kényelmes, mivel manuálisan másolni kell a fájlokat a többi eszközre, ha máshol szeretné megtekinteni őket.
- Nyomtatás PDF formátumba: Bármit nyomtatni szeretne - legyen szó átvételről, dokumentumról, e-mailről vagy weboldalról - nyomtatható PDF fájlra. Először telepítenie kell a PDF-nyomtatót a Windows számítógépére. Ezután a nyomtatási folyamat a szokásos módon megy keresztül, kiválasztva a virtuális PDF nyomtatót. Kapsz egy olyan fájlt, amelyet bármikor tárolhatsz, mint Evernote vagy Dropbox.
- E-mailek nyomtatása: Az e-maileket ugyanúgy nyomtathatja PDF formátumba. Akkor is próbálhatja meg őket a főszereplőből (ha a Gmailt használja), vagy hozzáadja őket egy speciális mappához vagy címkéhez, ahol később megtekintheti őket. Ezeket az e-maileket később bármely e-mail klienssel rendelkező eszközzel elérheti - nincs szükség nyomtatásra.
- Weboldalak nyomtatása: Ha kinyomtatja a későbbi weboldalakat, akkor kinyomtathatja őket PDF formátumba. Emlékeztetheti őket később is (könyvjelzői szinkronizálhatók az összes eszközön). Ha később szeretné elolvasni a weboldalt, használjon olyan szolgáltatást, mint például a Pocket vagy az Instapaper, hogy létrehozza az olvasni kívánt cuccok listáját. Az ilyen szolgáltatások egy weboldalt készítenek, olvashatóvá, csak szöveges cikkekké alakítják át, és offline módon is tárolják a mobileszközökön, így később olvassa el a weboldalt anélkül, hogy nyomtatni kellene.
- Térképek nyomtatása: Nem kell térképeket kinyomtatnia, ha van okostelefon GPS-sel. Ha a Google Térképet használja, bejelentkezhet a Google Térkép alkalmazásba, és megtekintheti a Google Térkép webhelyén végzett keresések listáját. A térképet természetesen PDF-be is kinyomtathatja.
- Dokumentumok faxolása: Egyes meszesített régi vállalkozások még mindig igényelnek faxokat. Használhat egy olyan szolgáltatást, mint a HelloFax, hogy faxokat küldjön az interneten. A HelloFax havi 5 ingyenes faxot kínál - ez több, mint elegendő az otthoni felhasználók számára, akiknek csak alkalmanként faxot kell küldeniük.
- Amikor valaki kitart a nyomtatott dokumentumokban: Sajnos egyes szervezetek továbbra is ragaszkodnak a nyomtatott dokumentumokhoz. Csak nem keressük ezt. Ha nem vesznek el PDF-t e-mailben, előfordulhat, hogy nyomtatni kell.
- Mi a teendő a régi papíralapú dokumentumokkal?: Könnyebben elkezdhetünk előre papíron, ahelyett, hogy eldöntenénk, hogy módszeresen átformáljuk régi papíralapú dokumentumainkat a digitális verziókra - ez sok munka lehet. Mindazonáltal a régi dokumentumokat PDF-fájlokkal is beolvashatjuk egy szkennerrel.
A digitális fájlok használata
A digitális munkaterület számos előnye van a papírnak:
- biztonsági mentés: A fájlokat biztonsági mentés alatt tartja, ha olyan szolgáltatással rendelkezik, mint az Evernote, a Dropbox, a Google Drive vagy a SkyDrive. Ha a ház leég, nem fogod elveszíteni a fontos dokumentumokat.
- Keresés: Az összes elektronikus dokumentumban könnyedén megtalálhatja az összes szükséges dokumentumot, anélkül, hogy áttörölné a papír hegyeit. Az Evernote, a Dropbox, a Google Drive, a SkyDrive, akár a Windows - mindegyiknek teljes szöveges keresési funkciói vannak.
- Hozzáférés mindenhol: Papírjait bárhonnan elérheti bárhonnan számítógépről, okostelefonról vagy táblagépről. Ha ki vagy, és valamit fel kell keresned, akkor az okostelefonodból csinálhatod, nem pedig haza és ásni a papírokat.
- Nincs rendetlenség: Nem kell aggódnia a dokumentumok tárolásával, szervezésével, helyének kialakításával és kijelentésével.
- Nem nyomtatási költségek: Ha nem kell drága tintát, olcsó nyomtatókat és nyomtatópapírokat vásárolni, pénzt takarít meg.
Természetesen egyes dokumentumok túlságosan érzékenyek ahhoz, hogy online tárolhatók. Ilyen helyzetekben mindig használhatja a titkosítást - titkosított tároló létrehozása és tárolása olyan szolgáltatásban, mint a Dropbox, a Google Drive vagy a SkyDrive. Az embereknek meg kell adniuk a jelszavukat, mielőtt elérhetik a dokumentumokat.
