A H fotója otthoni
Az e-mail könnyebbé teheti a kommunikációt, de az is elveszi az idejét. Ismerje meg a bejövő e-mail feldolgozását és a kimenő e-mailek írását, hogy időt takarítson meg.
Egy 2005-ös felmérés szerint a munkavállalói interjúk azt mutatták, hogy az e-mailben elpazarolt idő 10 000 munkatársat foglalkoztatott, és évente 152 millió dolláros bérezést veszít.
Az e-mailnek egyértelműen vannak hátrányai. A nem egyértelmű e-mailek elterelik a munkavállalókat a fontos munkahelyi feladatoktól, a felhő kommunikációs csatornáitól, és gyakran többletmunkát hoznak létre. Kerülje az e-mail buktatóit az alábbi javaslatok követésével.
Hogyan érkezik be a beérkező e-mail?
Fotó: Dvortygirl
Sokféle e-mail üzenet érhet el időt. Azok, akik:
- Lehetséges, hogy lecsökken a több üzenetről, és átfogóvá válik
- Ne közvetlenül kapcsolódj hozzád
- Kapcsolódjon hozzátok, de nem közvetlen módon, ami bizonytalan maradt attól, hogy hogyan, vagy ha válaszolni (és felkelni az időt)
- Ne irányítson arra, hogy tegyen valamit (ami nem produktív)
- Vigyázz és / vagy bátorítson arra, hogy időt vesztegessen az interneten
- Nem alkalmas az e-mailre, és a dinamikus kommunikációs csatornán, például egy üzleti találkozón vagy valamilyen formátumban, amely jobban megfelel a tartalomnak (pl. Információs, gazdag, önálló dokumentum)
A bejövő e-mail hatékony feldolgozása
Annak érdekében, hogy hatékonyan elolvashassa és feldolgozza az e-maileket, két dologra kell összpontosítania - fel kell tárnia az e-mail üzenetét (vagy hiányzik), és el kell döntenie, hogy milyen lépéseket kell tennie válaszként.
1. lépés: Az üzenet kirajzolása (vagy hiánya)
Amikor új e-mailt olvas, szedd le a lehető legrövidebb időt, hogy kitaláljon:
- Függetlenül attól, hogy a beszélő közvetlenül vagy közvetve foglalkozik Önnel
- Függetlenül attól, hogy a beszélő elmondta-e, mit várnak tőled
- Hogy ez világosan történt-e
- Az, hogy a teljes üzenet releváns-e az Ön számára
- Hogy a teljes üzenet megfelelőnek tűnik-e, tekintettel a kapcsolatra a feladóval (vagy annak hiányával, ha például egy üzleti kapcsolatot kezdeményeznek)
Ez segít meggyőződni arról, hogy az e-mail üzenete milyen, és hogyan kíván reagálni. Vagyis, ha elsőként szeretnél válaszolni.
Különösen fontos megjegyezni, hogy a hangszóró egy vagy több dolgot csinál-e, amelyek becsaphatják a drága időt, például:
- Nem világos, hogy mit akarnak mondani
- A nyelvet zavaró vagy eufemisztikus módon használva elkerülheti a konkrét beszédet (pl. "Azt hiszem, szívünkbe kell szívünk valamikor", szemben "Tudsz hívni ezen a héten, hogy beszéljünk a telefonon valami fontosról? „)
- A téma elmozdulása vagy elindulása
- Beleértve azokat az információkat, amelyek nem üzleti tevékenységetek, nem megfelelőek, sértőek vagy inkoherensek
- Cc vagy bcc'ing olyan üzenetekre, amelyek nem relevánsak az Ön számára
- Ismételje meg ugyanazt az üzenetet különböző e-maileken keresztül, vagy ismételje meg az előző e-mailen kívüli egyéb kommunikációkat
- Írj valamit, amit már megvitattál és megoldottál - feledékeny vagy gondatlan módon
Ezekben a helyzetekben különös figyelmet kell fordítani a hatékony válaszadásra, ami minimálisra csökkenti a kommunikációra fordított időt. Mert könnyű hagyni, hogy a fenti kétértelmű e-mailes forgatókönyvek lecsapják az idejét.
2. lépés: Döntse el, milyen lépéseket kell tennie
Miután megtudtad, hogy miről szól az üzenet, kitaláljuk a legtermékenyebb módot a válaszadásra. Íme néhány tipikus válasz:
- A beszélgetés áthelyezése egy jobb kommunikációs eszközre, például telefon- és konferenciahívásokra
- Több ember által - nem az e-mailen keresztül - ismétlődő kérdésre válaszolva, hanem egy több, az információval gazdag közegben, amely osztható meg, például egy Google-Doc
- Nem reagálnak olyan üzenetekre, amelyek nem teszik világossá, hogy a beszélő elvárja-e tőled (még akkor is, ha egy kicsit impolitikusnak érzi magát)
- A tisztázatlan üzenetek kezelése közvetlen és rövid konkrét kérdésekkel, mint például: "Ha szeretné, hogy a jelentés elkészüljön?" Vagy "Hogyan szeretne hozzájárulni ehhez a projekthez?"
- Felhívja a telefont és felhívja a személyt bármikor drámának, vagy kommunikációs bomlást kezdenek el - az e-mailen keresztüli kiutalás csak hosszabb ideig tart, és fokozhatja a konfliktust
3. lépés: Visszalépés a feladathoz
A legfontosabb az, hogy miután válaszolt egy e-mailre (amely állhat, hogy nem válaszol és nem törli az üzenetet), vissza kell térnie a feladatra. Lépjen a következő e-mailre, amely a bejövő postafiókban várakozik, vagy váltson fogaskerekeket, és térjen vissza a tényleges munkához, nem pedig más emberek kéréseire.
Hogyan küldhetem el az e-mailt?
Fotó: Adikos
Emellett számos típusú e-mail üzenet létezik küldesz ami pazarolja az idejét. Azok, akik:
- Feleslegesen fel van töltve több üzenetbe, amelyek mindegyike időt és gondolatot szab, és nem egy átfogó
- Ne közvetlenül kapcsolódjon a címzetthez, ami erőfeszítésének romlása az Ön részéről
- Nem elég világosak, és hosszú e-mailes beszélgetésekre és / vagy félreértésekre, vagy egyáltalán nem produktív cselekvésre (ez azt jelenti, hogy később újra kell kezdenie a beszélgetést)
- Ne irányítsa a címzettet olyan cselekvésre, amely nem produktív
- Vigyázz és bátorítsd a címzettet arra, hogy időt takarítson meg az interneten - ami azt jelenti, hogy benneteket bátorít önről
- Nem alkalmasak az e-mail formátumra, de jobb kommunikáció valós idejű beszélgetés vagy oktató vagy információs dokumentum, például manuális, blogbejegyzések, GYIK oldal, vállalati jelentés vagy PowerPoint prezentáció révén
Hogyan lehet hatékonyan elküldeni az e-mailt?
Annak érdekében, hogy olyan e-maileket írjon, amelyek hosszú távon nem pazarolják el az idejét (nem beszélve a címzett idejéről), öt dologgal kell összpontosítania: egyértelmű üzenet közlése, a címzett kérése megtételére alkalmas lépésekkel, jó struktúra, szerkesztés mielőtt elküldené az elküldést, és hatékonyan nyomon követné.
1. lépés: Törölje üzenetét
Mielőtt még egy e-mailt készítene, kristálytisztán kell lennie az üzeneten. Határozzuk meg:
- Mit akar kommunikálni?
- Miért akarsz kommunikálni?
- Milyen intézkedést szeretne a címzett megtenni
- Hogyan lehet leginkább meggyőzni őket, hogy tegyenek ilyen lépéseket
Íme néhány ok az e-mail küldésére:
- Valamelyik határidőre emlékeztetni
- Adjon valakinek írásos utasításokat egy feladatról
- Olyan gyors kérdést kérdezhetsz, amelyre az írás során megfelelő választ adhat
- Gyors kérdés megválaszolásához, amelyre az írás során megfelelő választ adhat
- Idő-érzékeny információk átadása
- Annak érdekében, hogy rendelkezésre álljon a találkozók ütemezéséhez rendelkezésre álló dátumok
- Egy találkozó után követni és megbecsülni
Mindezen példákban - az utolsó kivételével - a címzettnek valamilyen műveletet kell tennie (még akkor is, ha ez csak Önre válaszol).
Néha a cselekvés nem tűnik akciónak. Lehet, hogy:
- Szálljon egy tippet a munkatársának
- Hagyja ismerősei számára, hogy biztonságosan szálltak le az úticélján
- Tájékoztasson röviden arról, hogy az új rendeltetési helyén hogyan csinál, és hogyan érheti el a következő néhány hétben
E helyzetek mindegyikében nem mondja meg a címzettnek, hogy tegyen egy bizonyos műveletet. Mindazonáltal azt feltételezzük, hogy nem várható, hogy bármit megtegyen, mindaddig, amíg az e-mailt megfelelő lezárásként adja meg, vagy legalábbis aláírja a nevét. Megértik, hogy a kommunikáció könnyen véget érhet az Ön e-mailjével; hogy nem kell válaszolniuk.
2. lépés: Kérje meg a címzettét, hogy végrehajtható lépéseket tegyen
Ha hatékony e-maileket szeretne írni, amelyek időt takarítanak meg, azokat cselekvésre kell hoznia. És meg kell győződnie arról, hogy a címzett tisztában van azzal, hogy mit várnak el tőlük.
Ha nem erre a célra törekszel, de megpróbálod felidézni életem történetét, vagy elmagyarázni, miért tartod a következő iPhone modellt, ahelyett, hogy megkapod a legfrissebbet, elfelejtheted az időt, mert a tollpal sok gondolat és idő.
A következőkre összpontosítson, amikor az e-maileket megtámadhatja:
- A határidők meghatározása
- A készenléti tervek felvázolása
- Lehetőségeket kínál a következő cselekvési irányhoz (például a személyes találkozóhoz rendelkezésre álló időpontok esetén, ahol találkozhatsz)
- Véleménynyilvánítás, ha kérik
- Olyan kérés készítése, amely alkalmas írásra, és valójában sokkal kényelmesebb, ha egy másik kommunikációs módot használ
- Olyan feladatok készletének biztosítása, amelyeket a címzett elfogadott
Légy proaktív és meggyőző, amikor körvonalazható lépéseket. Kerülje a nyílt végű kérdéseket, hacsak nincs más lehetőség. Mivel a nyílt végű kérdések ellentétesek az aktív tartalmakkal.
Íme néhány példa:
- Ahelyett, hogy megkérnéd a címzettet, hogy adja meg az ütemezést (és egy e-mailt pazarol a folyamatban) - indítsa el, ha elküldi nekik a rendelkezésre álló találkozási időpontokat.
- Ahelyett, hogy megkérdeznéd a címzettet, hogy mit gondolnak egy bizonyos üzleti döntésről, vázolja fel a lehetséges döntést, és kérjen visszajelzést; így nem kell saját magukkal valamit találniuk, és inkább dolgozni fognak
Az e-maileket cselekvésre ösztönözheti azáltal, hogy egyértelmű utasításokat ad az olvasónak, és tartósan tartja a tartalmi elemeket, nem pedig a nyílt végű.
A legfontosabb, hogy meg kell győződnie arról, hogy bármilyen műveletet vár Öntől az olvasó egyértelműen kommunikálni. Ne tételezzük fel, hogy tudják, hogy szeretné beállítani a találkozó ezen a héten csak akkor kínálja a rendelkezésre álló idő. Ne tételezzük fel, hogy tudják, hogy milyen munkaköri feladatok vonatkoznak az Ön utasításaira. Mondja ki kifejezetten és kedvesen, hogy tudassa velük mit akarnak.
3. lépés: Jó struktúra létrehozása
Az egyiket világosan meghatározták az üzenetével, és megtetted az intézkedést, itt az ideje annak megszervezésére, hogy közvetítsd ezt a tisztázást és a kereshető kérelmeket.
bekezdések: Egy általános szabály, hogy az öt mondat alatt maradjon. Nem csak nehéz a hosszú bekezdésekre összpontosítani, míg a webes olvasás, de a kopott bekezdések a címzett számára lehetővé teszik a fókusz elvesztését és talán a legfontosabb pontok kihagyását. Ez akkor vezet a hanyag vagy redundáns válaszok, amely elhomályosítja a kommunikációs csatornát.
mondatokat: Használjon aktív hangot mondatok írásakor. Tartsa meg a mondatokat rövid és pontosan. Kerülje el az érintőkapcsolatokat, vagy szükségtelenül elmagyarázza érvelését vagy érzéseit a dolgokról. Ehelyett ragaszkodjon a tényekhez, és milyen intézkedést kér, hogy a címzett meghozza.
Szavak: Ne próbálja meg használni a nagy szavakat vagy a szlenget, hacsak nem ismered a közönséged. Kerülje el a vicceket és a kulturális utalásokat, amelyeket félre lehet érteni, mert bármi, ami könnyen félreértelmezhető, a hatékony kommunikáció potenciális akadályává válhat.
Kerülje el az extra szavakat és a minősítő kifejezéseket. "Tekintettel a jelenlegi helyzetre, amelyben ez jelenleg történik, azt hiszem, bölcs dolog …" olyan minősítő kijelentés, amely nem csak szavak és idő elpazarolását, hanem elvonja a valós üzenetet.Ehelyett csak adjuk meg ajánlását anélkül, hogy be kellene számolnunk.
Egy másik példa: "Arra gondoltam, kérdezhetek-e …" Vágja ki ezt a kifejezést, és egyszerűen felteszi a kérdést. Ez is növeli a bizalmát, mert nem tudatosan kér engedélyt a proaktív kommunikációra.
Központozás: Az írásjelek egyszerűek legyenek. A minősítő szavak és kifejezések csak akkor hatékonyak, ha olyan kapcsolatot kezdeményeznek, akivel üzleti vagy személyes kapcsolatot szeretne kötni. Ilyen esetekben nem feltétlenül akarja, hogy a közelgőek legyenek, de használjon olyan udvarias mondatokat, amelyek tiszteletben tartják az idejüket.
A vesszők minimalizálása - ez természetesen segít a rövid mondatok megtartásában. Kerülje el a lusta szöveges beszédet, a dot-dot-dot és az egymást követő vesszők túlzott használatával. Ehelyett pontosítsa a mondatait a megfelelő angol nyelvre, és használja a kontrakciókat, ha van értelme, mert jobban olvassa az olvasást.
Ezenkívül vegye fontolóra, hogy a listákat bulletpontokkal szúrja át, és egy sor vonalat használjon, hogy feltörje a fő szakaszokat (amely egy vagy több bekezdést is tartalmazhat).
4. lépés: Szerkesztés a küldés előtt
Mielőtt e-mailt küldene, 1-2 percet vesz igénybe, hogy hangosan olvassa el. Ez segíthet elkapni a hibákat vagy észrevenni azokat a kellemetlen részeket, amelyeket általában nem szokott mondani. Vigye el az extra szavakat és egyszerűsítse az írásjeleket. Lezárja a listákat és vágja le a bekezdéseket.
Ha a következő kérdésekre válaszolhat "igen", akkor készen áll a "küldés" elérésére:
- Az üzenet egyértelmű?
- A várakozások megtámadhatók és egyértelműek-e?
- A címzett sikeresen megkapja az üzenetet? A siker azt jelenti, hogy tudják, milyen választ várnak róluk.
- Ha a szerepek megfordultak, képes lennék sikeresen megkapni ezt az üzenetet?
5. lépés: Követés hatékonyan
Ezenkívül legyen proaktív az e-mailjeinek követése során. Ha valaki nem válaszol közvetlen kérésre, ne vesztegesse az idejét azon, vajon mi történt. Ehelyett küldj udvarias, de közvetlen nyomon követett e-mailt, hogy bejelentkezz velük. Alkalmazza a fent felsorolt elveket. És ne pazaroljon túl sok időt próbáljon reagálni; ha a címzett nem kommunikál veled, akkor tudnia kell, mikor kell átköltözni vagy megközelíteni őket személyesen.
Az e-mail használatával időt takaríthat meg
Az e-mail sok időt takaríthat meg, ha tudja, hogyan kell hatékonyan használni. Ez mind az üzenetek küldésére és fogadására vonatkozik.
Az e-mailt leginkább az olyan írásos üzenetek kézbesítésére használják, amelyeket az írás során megfelelően kommunikálnak. Ha kihasználja az e-mailben rejlő előnyöket, és elkerüli az időpazarló buktatókat, akkor ez hatékony eszköz.
