Az Outlook segítségével számos módon hozhat létre és testreszabhatja a mappák nézeteit, például az oszlopok hozzáadását és eltávolítását, illetve az üzenetek csoportosítását és rendezését. Szabályokat is alkalmazhat arra, hogy az Outlook megjelenítse az üzeneteket különböző módon a tulajdonságaik (például a feladó, a tárgysor vagy az időbélyeg) alapján. Ezt nevezik feltételes formázás. Nézzük meg, hogyan működik.
frissítés: Az egyik olvasó felhívta a figyelmünket, hogy a feltételes formázás csak az Outlook és a Windows verziójában érhető elnem a macOS verzió. Kösz, Christy!
Elkezdeni
A feltételes formázás beállításához indítsa el a Nézet> Beállítások megtekintése parancsot.
Hogyan működnek a szabályok?
A "szabályok" azok a feltételek, amelyeket egy üzenetnek meg kell felelnie az Outlook számára a formázás alkalmazásához. Az alapértelmezett szabályokban például az "Olvasatlan üzenetek" szabály aktiválódik, ha az üzenet olvasatlan. Amikor ezt a szabályt aktiválja, az Outlook a merev, kék, 11 pontos Segoe UI betűtípust használja fel megjelenítéséhez.
Az Outlook a lista tetején lévő szabályokat alkalmazza. A listán feljebb lévő szabályok elsőbbséget élveznek a szabályokkal szemben. Hogyan működik ez a gyakorlatban? Tegyük fel, hogy két szabályunk van, egy a lista tetején, amely a betűtípus zöldre változik, és egy alacsonyabb a listán, amely a betűtípust vörösre változtatja. Ha egy üzenet megfelel mindkét szabály feltételeinek, a betűtípus zöldre változik, mert ez a szabály magasabb a listán - a szabályt, amely a betűtípust vörösre állítja, figyelmen kívül hagyja.
Az alapértelmezett szabályokkal csak a betűtípus módosítható. Nem törölheti az alapértelmezett szabályokat, áthelyezheti a rendelést vagy megváltoztathatja a szabály feltételeit. Az alapértelmezett szabályokat kikapcsolhatja, de törölheti őket a "Szabályok ehhez a nézethez" listához.
Új szabály hozzáadása
A Feltételes formázás ablakban kattintson a "Hozzáadás" gombra. Egy új, "Untitled" nevű szabály kerül a listára. Adjon nevet a szabálynak, majd kattintson az "Állapot" gombra.
Ehhez először kattintson a "Címzett" gombra, amely megnyitja a címjegyzéket, és válasszon ki egy partnert.
- Meg van rendelve egy adott kategória
- Olvasható vagy olvasatlan
- Csatolásokkal vagy mellékletekkel nem rendelkezik
- Ez magas, normál vagy alacsony prioritású
- Ezt valaki, valaki más nem jelölte meg, vagy teljesen kijelölt
- A keresett szövegnek meg kell felelnie az ügynek
- Ez egy adott méretű, nagyobb vagy kisebb, mint egy adott méret, vagy két méret között
Váltson át a "Speciális" lapra, és összetett feltételeket teremthet.
- Bármikor
- Tegnap
- Ma
- Holnap
- Az elmúlt 7 napban
- A következő 7 napban
- Múlt hét
- Ezen a héten
- Jövő héten
- Múlt hónap
- Ebben a hónapban
- Következő hónap
- Tovább
- Vagy utána
- Rajta vagy előtte
- Között
- Létezik
- Nem létezik
És a többi választható mező választhat hasonló mennyiségű opciót.
Válassza ki az Állapotot, adj hozzá egy értéket, és kattintson a "Hozzáadás a listához" gombra.
Szabályban több feltétel is beállítható, hogy a dolgokat a kívánt módon megtervezhesse. Szeretné, ha az Outlook megjelenítené a vörös 16pt betűtípust, ha egy adott kapcsolattól érkezik, az elmúlt hét napban érkezett, tartalmaz egy konkrét szót a témában, és tartalmaz egy mellékletet? Nem probléma.
Szabály törlése
Ha létrehozott egy szabályt, és Ön már nem akarja, könnyen törölhető. A Feltételes formázás ablakban válassza ki a törölni kívánt szabályt, majd kattintson a "Törlés" gombra. Ne feledje, hogy csak a létrehozott szabályokat törölheti, nem az Outlook beépített alapértelmezett szabályait.
