Mielőtt nyilvánosságra hozza az Office dokumentumokat, vagy elküldi őket valakinek, akkor valószínűleg meg akarja nézni, milyen rejtett információkat tartalmaz a dokumentum, és eltávolítja az érzékeny adatokat. Ez a metaadat sértheti a magánéletét, vagy potenciálisan kínos lehet.
A rejtett adatok megtekintése és eltávolítása
Az Office 2013 vagy az Office 2010 rendszeren kattintson a Fájl menüre, kattintson az Info gombra, és a Dokumentum ellenőrzése eszköz elé és közepére kerül, tájékoztatva Önt a dokumentum potenciálisan érzékeny információiról. Ez az információ sokkal nyilvánvalóbb, mint az Office régebbi verzióiban, de még mindig könnyű kihagyni, ha nem tud róla, hogy az Office ezeket az érzékeny adatokat hozzáadja a dokumentumaihoz.
Az Office 2007 programban kattintson az Office orb gombjára a szalagon, majd a Készítés pontra, és kattintson a Dokumentum ellenőrzése parancsra.
Milyen típusú metaadatok az Office Mentés?
Az Office a dokumentum tulajdonságait, például a szerzőt, a témát, a címet, a dokumentum létrehozásának dátumát, a legutóbb módosított dokumentumot és a dokumentummal kapcsolatos munkamennyiséget tárolja. Ezek a tulajdonságok tartalmazzák a dokumentum, az e-mail fejlécek és egyéb kapcsolódó információk létrehozásakor használt sablonok nevét is. Ez potenciálisan kínos lehet - például küldhet TPS jelentést a főnökének, és azt mondja, hogy egész nap arra töltötted, hogy egyedül dolgozol rajta. De a metaadatok feltárhatják, hogy csak néhány percig dolgozott a TPS jelentésen, együttműködött más emberekkel, és létrehozta azt a sablont, amelyet "Használhatatlan TPS jelentés sablon" néven használ. Még ennél is rosszabb, itt más adatvédelmi vonatkozások is vannak - érdemes közzé tennie egy dokumentumot az interneten anélkül, hogy társítva lenne a neved, de alapértelmezés szerint a neve megjelenik a dokumentum tulajdonságaiban.
A fejlécek, a láblécek, a vízjel és a rejtett szövegként formázott szöveg is bekerülhet, de nem jelenik meg, ha a dokumentum körvonalazódott. Az eszköz megmondja, hogy a dokumentum tartalmazza-e ezt az információt.
Ha a dokumentum írásakor más emberekkel is együttműködött, akkor még több adatot tartalmaz. A metaadatok megmutatják mindazok nevét, akik dolgoztak a dokumentumon, valamint megjegyzéseket, revíziós jeleket, festékjegyzeteket és a dokumentum korábbi verzióit. Ha közzétesz egy olyan dokumentumot, amelyen dolgoztál, valószínűleg el szeretnéd távolítani ezeket az adatokat, nem pedig megosztanod.
Hogyan lehet leállítani az irodai adatokat a metaadatok mentéséről?
Sajnos a dokumentumellenőrző eszköz használatával el kell távolítania az érzékeny adatokat minden egyes dokumentumról, mielőtt közzétenné vagy megosztaná valakivel. Nincs beépített mód arra, hogy egyszerre több dokumentumról eltávolítsa ezeket az információkat, és nincs Office-szintű beállítás, amely megakadályozná az Office-ot, hogy ezeket az adatokat a dokumentumokhoz alkalmazza.
Az Office azonban minden egyes fájl mentésekor automatikusan eltávolítja a metaadatokat. Ezt a beállítást minden egyes dokumentumra alkalmazni kell - ez egy dokumentum-specifikus beállítás, nem egy egész rendszerre kiterjedő beállítás.
Ha meg szeretné akadályozni az Office számára, hogy mentse a metaadatokat a dokumentumokkal együtt, kattintson a Fájl menüre, kattintson a Beállítások lehetőségre, és válassza ki a Trust Center kategóriát. Kattintson a Megbízhatósági központ beállításai gombra, és válassza a Adatvédelmi beállítások lehetőséget. Engedélyezze a "Személyes adatok eltávolítása a fájlok tulajdonságaiból mentéskor" opciót. Ha szürkén jelenik meg, kattintson az alábbi Dokumentumellenőrző gombra, futtassa a Dokumentumellenőrzőt, és távolítsa el az összes dokumentum személyes adatait. Ezután be kell jelölnie a jelölőnégyzetet.
Ne feledje, ezt az opciót külön kell választania minden egyes dokumentum esetében.
Ezek az információk hasznosak lehetnek, és némelyikük még az együttműködés szempontjából létfontosságú, vagy a vállalatok számára nyomon követni, hogy ki dolgozott egy dokumentumon. De ha eljött az ideje közzétenni a dokumentumot, akkor valószínűleg el kívánja távolítani ezt a metaadatot.
