Mindez próbálja kezelni az Ön e-mail üzeneteket. Ezek a trükkök soha nem olyan okosak, mint te, így sokkal aktívabbá teheted az e-mailedet aktívabb szerepvállalással.
A Gmailt itt használjuk, de az alapelveknek hasonlónak kell lenniük minden e-mail kliens számára.
Klasszikus bejövő postafiók használata
Először is megszabadulunk a gipszügyetlen postaládától, amelyet ma használ a Gmail. Ezek a postaládák soha nem jutnak el a kategóriákhoz és a rangsoroláshoz. Arra kényszerítenek, hogy átvegye az összes e-mailjét, hogy ne maradjon semmi, és bátorítson arra, hogy spam nélkül használjon felesleges e-maileket a szőnyeg alatt.
Ha egy klasszikus postafiókot szeretne használni a Gmailben, kattintson a fogaskerék ikonra, és válassza a Beállítások lehetőséget. Kattintson a Beérkező levelek fülre, kattintson a Bejövő üzenetek mezőre, és válassza az Elolvasás először lehetőséget. Az összes fülek és prioritási lehetőségek eltűnnek.
Leiratkozás az e-mailről Ön nem érdekel
A letiltott kategóriák és prioritások letiltásával minden e-mailt egy nagy halomba rendezik. Mindazok a haszontalan társadalmi hálózatra vonatkozó értesítő e-mailek és hírlevelek, amelyekre nem törődsz, a beérkező levelek között a tényleges fontos e-mailjeid mellett lesznek.
Ez jó - ahelyett, hogy csak a szétnyitó e-maileket szeretné látni, meg kell akadályoznia őket abban, hogy teljesen megérkezzenek.
Vegye figyelembe az olyan típusú e-maileket, amelyeket nem szeretne látni. A használhatatlan e-mailek gyakori típusai közé tartoznak a Facebook és a Google+ értesítések, a promóciós e-mailek és a véletlenül feliratkozott hírlevelek. Amikor egy olyan e-mailt szeretne látni, amelyik nem érkezik, akkor nyissa meg, és használja a Leiratkozási linket - általában megtalálja ezeket az e-mail legalsó részében - leiratkozni az e-mailről, és megakadályozni, hogy a jövőben érkezzen.
(Ne feledje, hogy a Levélszemét linket nem használhatja, ha az e-mail ténylegesen spam, mivel a spammer ezt jelzi, hogy valaki elolvassa az e-mailt, és még több spamet küldött utána. Kattintson a Spam gombra, ha valódi spam e-mail és kattintson a Leiratkozás lehetőségre, ha ez egy jogos szervezet.)
A használhatatlan e-mailek küldése nem lehet leiratkozni a kukába
Az Egyesült Államok törvényei szerint (konkrétan a CAN-SPAM Act) valójában illegális a vállalat számára, hogy ne adjon le leiratkozási linket az e-mailjeibe, így kiválaszthatja a jövőbeli e-maileket. Egyes vállalatok azonban nem kapták meg a jegyzetet, vagy nem érdekelnek. Ahelyett, hogy folytatná a jogi lépéseket az e-mail listák leterítéséhez, egyszerűen hozzon létre egy szűrőt, amely elküldi a jövőbeli e-maileket a szemétbe, ahol nem kell látnia őket.
Ha ilyen e-mailt szeretne kezelni a Gmailben, nyissa meg, kattintson a További linkre, és válassza az Üzenetek szűrése parancsot, mint ezek. Tüntesse fel a szűrőt az e-mailek letiltására - például, ha soha nem érdekli az e feladótól származó más e-mailek fogadását, az e-mail cím alapján szűrhet. A szűrő segítségével minden ilyen e-mailt elküldhet a kukába.
Automatikusan archiválja az e-maileket, amelyeket nem szeretne látni
Egyes e-mailek fontosak ahhoz, hogy rendelkezzenek, de előfordulhat, hogy nem szeretné őket látni. Például az online áruházak minden alkalommal, amikor vásárolnak valamit tőlük, nyugtázó nyugtát küldhetnek. Jó, ha ilyen bevételeket kapsz, csak akkor, ha szükséged van rájuk, de ha gyakran vásárolsz termékeket, és soha nem szeretnéd látni ilyen e-maileket, érdemes megakadályoznod, hogy elsőként elérjék a postaládáját.
Ez sok különböző típusú e-mailre vonatkozik. Például a PayPal minden pénz visszavonásakor "Minden pénz átutalását bankjára" küld. Lehet, hogy ezt az e-mailt a nyilvántartásaihoz kívánja igénybe venni, de előfordulhat, hogy nem szeretné látni a bejövő postafiókban.
Ha automatikusan archiválja az ilyen e-maileket, amikor beérkezik, ezt a folyamatot autopilotba teheti. Csak nyissa meg az ilyen e-mailt, kattintson a Gmail gombra, és válassza az Üzenetek szűrése parancsot. Szerkessze a szűrőt, hogy magában foglalja az elkapni kívánt e-maileket - valószínűleg a Tárgy alapján, ha mindig ugyanaz. Mondja el a Gmailnek, hogy automatikusan archiválja az e-maileket, és olvassa el őket, hogy ne zavarjanak.
A Gmailt is automatikusan felveheti címkével, például az "Automatikus archiválással" vagy egy konkrétabb címkével. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja az e-maileket a jövőben, ha ténylegesen szüksége van rájuk.
Automatikus címkék beállítása
Ha követted ezt a folyamatot, képes lennél csökkenteni a bejövő e-mailek mennyiségét. Most segítünk az e-mailek rendezésében.
Ez a rész választható, de segíthet, ha sok e-mailt kap - különösen különböző célokra. Például több Gmail-fiókot is összekapcsolhat a beérkező levelek között, és az összes személyes és munkahelyi e-mailt ugyanazon a helyen szerezheti be.
Próbáljon olyan szűrőket létrehozni, amelyek automatikusan rendezi a bejövő e-maileket meghatározott címkékre. Például e-mailjeit a Bank automatikusan megkapja egy "Bank" címkét. Lehet, hogy a személyes e-mailek kapnak egy "Személyes" címkét, és a munka e-mailek kapnak egy "Munka" címkét. A megvásárolt termékekre vonatkozó bevételek "bevétel" címkét kaphatnak. Nem kell kézzel elvégeznie ezt a részt - csak állítsa be a Gmailt, így automatikusan rendezi az e-maileket kategóriákba.
Színkódoljon meg mindezen címkék, és az e-mail kliens automatikusan osztályozza az e-mailjeit, és rávilágít arra, honnan származnak. Címke színes kódolásához a Gmailben kattintson a bal oldali ablaktáblában lévő színes mezőre, és válasszon új színt.
Ha vannak bizonyos e-mailek, amelyeket ki akarsz emelni - talán a főnököd vagy házastársod e-mailjeit -, akkor beállíthatsz egy szűrőt, hogy automatikusan észreveszed a küldemények üzenetét, amikor érkeznek. Kiválaszthatja a "Csillagozott első" bejövő üzenetek típusát a Gmail postafiók beállításainál, így az ilyen fontos e-mailek automatikusan a postafiók tetejére emelkednek. Ez pontosan a Gmail konfigurálásának megfelelően történik - nem kell harcolnia a beérkező levelek prioritási rendszerével, és meg kell próbálnia tanítani a Gmail-et, ami valóban fontos.
Ez nem egy set-it-and-forget-it folyamat. Persze, miután leiratkoztál az e-mailről vagy egy szűrő létrehozásáról, az e-mail kliens továbbra is lépéseket tesz minden bejövő e-mailen - de mindig új típusú e-mail érkezik. Le kell írnia a leiratkozást, és megfelelően szűrnie kell azokat, megakadályozva, hogy e-mail postafiókja újbóli szervezettséggé váljon.
Az e-mail trükkök megpróbálják automatizálni ezt a folyamatot - megpróbálják automatikusan elrejteni azokat az e-maileket, amelyeket nem szeretne látni, kiemelni a fontosakat és kategorizálni az Ön e-mailjeit. De egy kicsit több előrelátó munkával beállíthatja az e-mail üzeneteket, hogy pontosan hogyan működjenek, így nincs szükség ezekre a trükkökre.
