Ha van egy Word-dokumentum, ami egy kicsit túl nagy, az első dolog, amit megpróbálsz tömöríteni a képeket benne. Ez részben azért van, mert a How-To Geek webhelyek olyan cikkeket írták át, amelyekben elmagyarázzák, hogyan kell ezt megtenni, részben pedig azért, mert a képek mindig úgy tűnnek, mintha egy Word-dokumentum méretét felborítanák. Még mindig meg kell haladnod, és követned kell a cikkben írt tippeket, mert ha vannak képek, segítenek neked.
De ha még nem kaptál képeket, vagy követted ezeket a tippeket, és többet kell csökkentened a fájlméretről, akkor fedezünk titeket. Nagyon sok tippünk van a megosztáshoz, ezért olyan dolgokra bontottuk őket, amelyek segítenek a Word dokumentum méretének csökkentésében, olyan dolgokban, amelyek segíthetnek, és néhány általánosan javasolt tipp, amellyel nem szabad zavarni.
Kezdjük el.
Tippek, amelyek biztosan segítenek csökkenteni a dokumentum méretét
Nem minden hasznos tipp hasznos lesz az Ön számára. Néha ez azért van, mert nem vonatkoznak a helyzetedre (ha nincsenek képed, akkor a képek tömörítésével kapcsolatos tippek nem lesznek használhatók), de néha a tippek egyszerűen hibásak. Az ebben a szakaszban szereplő összes tippet teszteltük, így tudjuk, hogy működnek.
A dokumentum átalakítása a DOCX formátumba
A Microsoft kiadta a DOCX formátumot az Office 2007 programban, tehát ha még mindig.doc formátumot használ, akkor itt az ideje a konverzió. Az újabb.docx fájl típus lényegében zip fájlként működik a dokumentum tartalmának tömörítésével, így a.doc fájl konvertálása.docx formátumúra kisebb lesz a dokumentum. (Ez más formátumokra is vonatkozik, mint például az Excel (.xls -.xslx), a PowerPoint (.ppt to.pptx) és a Visio (.vsd to.vsdx).)
A.doc fájl átalakításához nyissa meg a Wordben, és kattintson a Fájl> Info> Konvertálás parancsra.
Ezt egy 20 oldalas,.doc fájlból álló mintával teszteltük, amely hat képet, különböző táblázatokat és formázási jeleket tartalmazott. Az eredeti.doc fájl 6 001 KB volt, de a konvertált.docx fájl csak 721 KB-os súlyú volt. Ez az eredeti méret 12% -a. Az alább felsoroltak közül nem fogunk többet tenni a fájlméret csökkentése érdekében, ezért ha van.doc fájl, konvertálható.docx fájlba, akkor a munkád elvégezhető.
Helyezze be a képeket a másolás és beillesztés helyett
Amikor egy képet másol és beilleszt a dokumentumba, a Word bizonyos feltételezéseket tesz arról, hogy hogyan kell kezelni. Az egyik feltételezés az, hogy a beillesztett kép BMP formátum legyen, ami nagy fájl típus, vagy néha PNG, ami még mindig elég nagy. Egy egyszerű alternatíva a kép beillesztése szerkesztő programba, mentés kisebb formátumként, mint például a JPG, majd a Beszúrás> Kép lehetőséggel helyezze be a képet a dokumentumba.
A kis screenshot beillesztése közvetlenül egy másképp üres Word dokumentumba, a dokumentum mérete 22 KB-ról 548 KB-ra ugrik.
Természetesen nem mindig tudsz elszabadulni. Néha jobb képminőséget igényel, mint a BMP és PNG formátumok. De ha ez egy kis kép, vagy nem kell szuper jó minőségű, könnyebb súlyú formátumot használva, és a kép beillesztése segíthet.
Mentés közben a képed, csináld a szerkesztést
Amikor egy képet szerkeszt a Word alkalmazásban, az összes képszerkesztést a dokumentum részeként tárolja. Ha a képet a dokumentumban levágja, akkor a Word még mindig megőrzi a teljes eredeti képet. A kép fekete-fehérre váltson, és a Word még mindig megőrzi az eredeti színes képet.
Ez szükségtelenül növeli a dokumentum méretét, ezért ha módosította a képeket, és biztos benne, hogy nem kell ezeket a képeket visszaállítani, akkor a Word elvetheti a szerkesztési adatokat.
De annál jobb, mint a felesleges adatok eltávolítása a dokumentumból, nem feltétlenül tartalmazza a felesleges adatokat a dokumentumban. Bármely szerkesztés, még akkor is egyszerű, mint a vágás vagy a hozzáadás a nyíl, a legjobban elvégezhető a képszerkesztő, mielőtt behelyezte a képet a dokumentumba.
Az összes kép tömörítése egy lépésben
Igen, kezdetben azt mondtuk, hogy ez a cikk szól más hogyan csökkentheti a fájlméretet, de a legtöbb cikk e témában azt mondja meg, hogyan tömörítheti a képeket egyenként (ideértve a cikkünket is), és itt a How-To Geekben a jobb módszerek megtalálásáról van szó.
Kattintson a Fájl> Mentés másként> További beállítások parancsra. (Lehet, hogy a "Mentés másolása" helyett a "Mentés másként", ha van OneDrive, amelyen az AutoSave be van kapcsolva.)
Válassza ki a választásait, kattintson az "OK" gombra, majd mentse el a dokumentum új verzióját az összes tömörített képen.
Állítsa le a betűtípusok beágyazását a dokumentumba
Hacsak nem egy szokatlan betűtípust használsz egy messzire távoli galaxisból, akkor szinte biztos, hogy bárki, akivel megosztja a dokumentumot, képes lesz olvasni a Word (vagy egy ingyenes alternatíva, például Libre Office) példányával. Tehát miért akarnál helyet üríteni a fájlban a betűk beágyazásával? Állítsa le ezt a lépést a Fájl> Beállítások> Mentés és kikapcsolása a "Betűk beillesztése a fájlba" opcióba.
Állítsa le az egyéb fájlok beágyazását
Nemrég mutattuk meg, hogyan kell egy Excel-táblázatba beágyazni vagy összekapcsolni egy Word-dokumentumot (és ezt más fájlokkal, például a PowerPoint bemutatókkal vagy a Visio diagramokkal is megteheti). Ha a beágyazás helyett a táblázathoz kapcsolódhat, akkor az Excel-fájl méretének legnagyobb részét elmenti. Nem mentheti meg mindezt, mert a csatolt táblázat még mindig hozzá fog adni, de a dokumentum sokkal kisebb lesz, mint a teljes beágyazásnál. Természetesen hátrányai vannak a kapcsolatoknak és az előnyöknek is, ezért olvassa el ezt a cikket, hogy megértse őket, mielőtt ezt megtenné.
Állítsa le a dokumentum miniatűrének tárolását
A nap folyamán a Word segítségével bélyegképet tárolhat a dokumentumról, hogy a Windows megjelenítsen egy előnézetet a Fájl Explorerben. Ezekben a napokban a File Explorer egyedül tudja ezt végrehajtani, és nem igényel segítséget a Word-ből, de az opció még mindig ott van a dokumentumban. A 721 KB-es tesztdokumentumunkban ez a lehetőség növelte a 3247 KB méretű fájlt. Ez 4,5-szerese az eredeti fájl méretének - semmiért. Ez a beállítás megtalálható a Fájl> Info> Tulajdonságok> Speciális tulajdonságok menüpontban.
Ezt a beállítást a "Mentés másként" párbeszédben is kikapcsolhatja, ahol az úgynevezett kicsit helyesebb "Mentés miniatűr".
Személyes és rejtett információk eltávolítása a dokumentumból
A személyes adatok nem csak a dokumentum méretéhez vannak hozzárendelve, hanem potenciálisan megadhatják az Ön olvasóinak azokat az információkat is, amelyeket nem szeretnének. Előfordulhat, hogy az adatok rejtett formátumban vannak formázva, és ha nem szükséges a rejtett szöveg a dokumentumban, akkor miért nem szabad megszabadulni?
Távolítsa el a felesleges információkat a dokumentumból a Fájl> Info> Ellenőrzés a problémákhoz, majd kattintson a "Dokumentum ellenőrzése" gombra.
Kapcsolja ki az automatikus visszavonást (ha elárulja)
A Word egyik nagyszerű funkciója - sőt, minden Office alkalmazás egyik nagyszerű tulajdonsága - az AutoRecover.Ez a szolgáltatás rendszeres biztonsági másolatot készít a fájlról a munkád során, így ha a Word összeomlik, vagy a számítógép váratlanul újraindul (például, amikor a Windows egy napi rendszerfrissítést hajt végre), a következő indításkor automatikusan megjelenik a megnyitott dokumentumok Szó. Természetesen mindegyik verzió hozzáadja a fájl méretéhez, ezért ha kikapcsolja az automatikus visszaállítás funkciót, a fájl kisebb lesz.
Menjen a Fájl> Opciók> Mentés és kikapcsolja a "Automatikus visszavonás mentése minden [x perc]" opciót.
Csak figyelmeztetni kell, hogy az AutoRecover verziókkal nem lesz többé, így ha a Word összeomlik vagy váratlanul bezárul, akkor az utolsó mentés óta elveszíti az összes munkát.
Másolja át mindent egy vadonatúj dokumentumba
Ahogy dolgozik egy dokumentumon, a Word különböző dolgokat takarít meg a háttérben, hogy segítsen neked. Megmutattuk, hogyan lehet ezeket kikapcsolni, ahol csak lehetséges, és hogyan törölni azokat a adatokat, amelyeket a Word összegyűjti, de a dokumentumban valószínűleg még nincsenek dolgok. Ha úgy találja magát, hogy ilyen típusú dokumentum méretű kúszásnak van kitéve, új dokumentumot hozhat létre, majd átmásolhatja mindezt.
Kezdje új üres dokumentum létrehozásával. Válassza ki az aktuális dokumentum összes tartalmát a Ctrl + A megnyomásával. Az új dokumentumban nyomja meg a Ctrl + V billentyűt a beillesztéshez. Ez átmásolja az összes szöveget, szakaszokat, formázást, oldal elrendezést, oldalszámozást - mindent, amire szüksége van.
Az új dokumentumnak nincsenek az előző háttérmentések, az automatikus visszaállítás információi vagy az előző verziók, és ez csökkentené a fájlméretet.
Ne feledje, hogy ez átmásolja a képek szerkesztési adatait, ezért előfordulhat, hogy először eltávolítania kell az eredeti dokumentumról, mielőtt átmásolná az új dokumentumot. Ha nem, nem nagy ügy. Még mindig eltávolíthatja az új dokumentumból.
Nem tudjuk megmondani, hogy ez mennyire megtakarít, mert akár néhány kilobájttól akár több megabyteig is lehet, de mindenképpen érdemes megtenni, ha a lehető legzsírokat szeretnél eltávolítani a dokumentumodból.
Bónuszként azt is láttuk, hogy ez a másolat / beillesztés egy új dokumentum-trükkre megoldja azokat a furcsa hibákat a Word-dokumentumokban, amelyeket egyébként nehéz volt megtalálni.
Tippek ezt Esetleg Segítség a dokumentum méretének csökkentésében
Néhány tipp úgy tűnik, mintha segítene lennének, de nem tudtunk pozitív eredményt hozni velük. Nem azt mondjuk, hogy nem segítenek a fájl méretének csökkentésében, de úgy tűnik, hogy bizonyos körülmények között szükséged lesz arra, hogy hasznot húzzon tőlük. Javasoljuk, hogy először próbálja meg az előző részből származó tippeket, majd adja meg ezeket a lépéseket, ha szükséges.
A háttér mentése kikapcsolása
Minél bonyolultabb egy dokumentum, és minél hosszabb ideig tart, minthogy mentette, annál hosszabb időt vehet igénybe, ha a "Mentés" gombra kattint. Ennek eléréséhez a Word beállítása a Fájl> Lehetőségek> Speciális nevű, "Háttérmentés engedélyezése".
A zsűri elbírálja, hogy ez különbséget tesz-e a fájlméretben. Ha nyitva tartott egy dokumentumot ezzel a beállítással, akkor nem volt különbség a tesztdokumentum méretéhez képest (míg az AutoRecover be van kapcsolva tett növelje a fájlméretet). A módosítások körülbelül 30 perc alatt nem okozott jelentősen a dokumentum méretének változását, függetlenül attól, hogy a "Háttérmentés engedélyezése" be volt-e kapcsolva vagy ki volt kapcsolva. Sem a változás kikapcsolása sem változtatta meg, milyen gyorsan mentette meg a dokumentumot.
Röviden: ez az Öntől függ. Ha kikapcsolja, nem csökkenti a fájl méretét, akkor hagyja bekapcsolva, mert minden, amit a Word a dokumentumok automatikus mentésére szolgál, jó dolog.
Konvertálás RTF-re, majd konvertálás vissza a DOCX-ba
Az RTF a Rich Text formátumot jelenti, és ez egy nyílt szabvány a dokumentumok számára, amely egy kicsit több formázást biztosít, mint a sima szöveg, de nem a DOCX összes harangja és sípja. Az a gondolat, hogy DOCX-t RTF-re konvertálják, az elhomályosítja az összes extra formázást és a rejtett adatokat, így amikor az RTF-t DOCX fájlként visszaadja, a fájl mérete kisebb lesz.
A 20 oldalas, 721 KB-os tesztdokumentum konvertálása RTF-be fordította a fájlméretet 19,5 MB-ra (ezért ne használja az RTF-t, ha kis fájlra van szüksége). Vissza konvertálva a DOCX-ba egy 714 KB méretű fájlt eredményezett. Ez egy 7 KB-os megtakarítás - kevesebb, mint 1% - és mivel az RTF nem tudta kezelni az általunk használt egyszerű formázási formátumot, újra kellett formázni … ami 721 KB méretűre változtatta a méretet.
Ez nem úgy tűnik, hogy sok előnye lesz a dokumentumnak, különösen akkor, ha a modern DOCX olyan sok formázási képességgel rendelkezik, amelyet az RTF nem képes kezelni.
Konvertáljon HTML-re, majd konvertálja vissza a DOCX-ba
Ez ugyanaz az elképzelés, mint az RTF-re való áttérés, kivéve, hogy a HTML egy webes formátum. A konverziós tesztünk majdnem azonos eredményeket mutatott az RTF használatához.
Ezt a 721 KB-os DOCX-fájllal próbáltuk meg, és 383 KB-os HTML-fájlba konvertáltuk.Vissza konvertálva a DOCX-ba 714 KB-os fájlt eredményezett. Ez egy 1% -os megtakarítás, de a formázással, különösen a fejlécekkel rendetlenné vált, és ezeket újra meg kell változtatni.
Kicsomagolja a dokumentumot és tömörítse azt
A DOCX dokumentum tömörített fájl, mint például a 7-Xip vagy WinRar archívum. Ez azt jelenti, hogy megnyithatja azt az egyik eszközzel és megtekintheti az összes tartalmat. Az egyik tipp, amire látni lehet, hogy az összes fájlt ki kell venni a DOCX-ből, hozzáadni őket egy tömörített archívumhoz, majd át kell nevezni az archívumot egy DOCX fájlkiterjesztésbe. Hey presto, van egy Word-dokumentum, amit tömörítettünk! Elméletileg ez hihetőnek tűnik, de mind a 7-Zip, mind a WinRar és különböző archív formátumok használatával azt tapasztaltuk, hogy minden alkalommal, amikor megpróbáltuk megnyitni a létrehozott.docx fájlt, Word elmondta, hogy a fájl sérült.
Talán érdemes lehet ebben az ötletben - a 721 KB-os fájlunk csak 72 kB-os, de nem javasoljuk, hacsak nem sok időt szeretne játszani vele, hogy megpróbálja működni. Ezenkívül a megtakarítás csak azért lehetséges, mert a tömörítési folyamat eltávolította / tömörített valamit, ami megakadályozza a Word-t a dokumentum megnyitásakor, de nem lehetünk biztosak.
Gyakran javasolt tételek, amelyek valószínűleg nem teszik meg a különbséget
Van néhány javaslat, amely az interneten lebeg hang érzékeny, de nem lesz nagy hatása. Ez nem azt jelenti, hogy nem szabad megpróbálnia őket, csak hogy ne számíthassanak nagy hatással a dokumentum méretére.
Távolítsa el a dokumentum korábbi verzióit
A Word a dokumentum korábbi verzióit megtartja, ahogy dolgozik rajta. Ez az AutoSave funkció, és néhányan azt javasolják, hogy ezeket törölje a Fájl> Info> Dokumentum kezelése és a régi verziók eltávolítása között.
Ennek ellenére nincs értelme, mert a régi verziók a Windows fájlrendszerben vannak tárolva, nem a Word dokumentumban. A törlésük nem fogja kisebbvé tenni a dokumentumot. Ha el szeretné távolítani a korábbi verzióinformációkat a dokumentumból, másolja át a tartalmat egy vadonatúj dokumentumba, vagy a Fájl> Mentés másként mentéséhez mentse el az új dokumentumot, ahogy korábban javasoltam.
Csak a szöveg beillesztése, nem a formázás
Ha egy dokumentumból az aktuális dokumentumba szeretne másolni és beilleszteni, különböző beillesztési lehetőségeket használhat.
Ezt egy 20 oldalas dokumentummal kipróbáltuk, amely különböző formázást alkalmaz minden oldalra vonatkozóan, és az átlagos méretkülönbség oldalanként csak 2 kB alatt volt. Ez esetleg Jelentősebb, ha 250+ oldalas dokumentumot kapsz, ahol kb. 0,5 MB lesz, de tényleg egy 250 oldalas Word dokumentumot fogsz létrehozni, formázás nélkül? Valószínűleg nem, mert leginkább olvashatatlan lenne, így elveszíted a megtakarításodat, amikor visszahelyezed a formázást.
Ennek a módszernek minden előnye valószínűleg lecsökken a fent megadott csúcson - másolja és illessze be az egész dokumentumot egy új dokumentumba, hogy eltávolítsa az előző verziókat, a régi szerkesztési változtatásokat stb.
Módosítsa az oldal méretét
A Word lehetővé teszi az oldal méretének megváltoztatását az Elrendezés> Méret kiválasztásával és az alapértelmezett "Letter" méret megváltoztatásával. Vannak tippek lebegve arról, hogy ha kisebb méretű, de hasonló méretűre választasz, mint az "A4", más olvasók nem fognak észrevenni, és kis méretű megtakarítást kapsz.
Ezt kipróbáltuk egy 20 oldalas dokumentummal 721 KB méretű "Letter" mérettel. A méretet "A4", "A5" méretűre változtattuk (ami "A4" méretének felére esett), a "B5" pedig a dokumentum állandóan 721 KB maradt. Más szóval, ez egyáltalán nem jelentett különbséget a fájlméretben.
Stop nyelvi adatok beágyazása
Van egy beállítás a Fájl> Lehetőségek> Speciális nevű, "A nyelvi adatok beágyazása", és különböző helyeken tippeket találsz arról, hogy ezt kikapcsolod. A felszínen ez ésszerűnek hangzik - nem lenne-e extra nyelvészeti adat a dokumentum méretét növelni?
Röviden, a válasz nem az, ha modern.docx fájlt használsz. A szó kezeli a nyelvi adatokat a jelenetek mögött, és nem veszi fel a helyiséget a dokumentumban.
Az opció kikapcsolása kissé eltérhet a régi.doc fájloktól, de akkor is csak akkor, ha kézírásos eszközt használt, és a Word rendelkezik "kézírás-felismerési korrekciós adatokkal" a tároláshoz. Ellenkező esetben ez egyáltalán nem jelent különbséget.
Ez a mi meglehetősen átfogó lista, hogy hogyan vághatja le a Word-fájlokat a méretig, de mindig új módszerekkel keresünk (vagy kijavítjuk). Távolítsd el a megjegyzéseket, ha ismersz egy olyan technikát, amelyet elfelejtettünk, és megnézzük!
