A faxot gyakran biztonságosabbnak találják, mint az e-mailek, bár valójában nem. A faxkészülékek titkosítás nélkül kommunikálnak a telefonvonalakon, és a faxkészüléket gyakran elfoglalt területeken tartják, ahol bárki könnyen megragadhatja a dokumentumokat.
Faxolás alternatívái
Számos alternatíva van a faxoláshoz. Ha Ön nem korlátozza a törvényeket, vagy mert a másik oldalon igénybe veszi a fax használatát, próbálja meg az alábbi alternatíva egyikét:
- E-mail dokumentumok: Igen, a szerény e-mail számos faxot helyettesíthet. Valószínűleg faxot ír a számítógépről gépelt dokumentumra, ezért miért zavarja a faxkészüléket? Csatolja a fájlt egy e-mail címre, vagy csak magába foglalja a fontos szöveget egy e-mailben.
- Szkennelés és e-mail: Ha van olyan szkennerrel működő faxkészülék is, akkor papíralapú dokumentumok beolvasását a számítógépre PDF fájlként is beolvashatja. Csatolja ezeket a PDF fájlokat egy e-mailre, hogy elküldje őket. Megpróbálhatja még a telefont használni a dokumentum beolvasásához - biztos, hogy ez nem lesz a legjobb minőség, de láttunk néhány nagyon alacsony minőségű faxot.
- Dokumentumok feltöltése: Egyes szervezetek lehetővé tehetik, hogy feltöltsék ezeket a beolvasott dokumentumfájlokat az interneten, nem pedig egyszerűen e-mailben.
- Használja a csiga leveleket: A Csiga mail lassabb alternatíva a faxoláshoz, ami sok szempontból rosszabb, de nem mindig rossz. Ha nincs faxkészüléke, és a dokumentum nem sürgős, általában faxot küldhet a legtöbb szervezetnek a faxküldés helyett. Biztos, hogy foglalkoznia kell a postai rendszerrel, de legalább nem kell faxot küldenie.
Jelentkezzen be dokumentumokat nyomtatás nélkül
Előfordulhat, hogy aláírja a dokumentumokat, és elküldi őket valakinek, és ha kinyomtatják őket, akkor kísértésbe lehet venni őket. Végül is az alternatíva a dokumentum nyomtatása, aláírása, beolvasása a számítógépbe, és e-mail küldése. Ahelyett, hogy elpazarolná az idejét, használhatja a szoftvert arra, hogy valódi aláírását alkalmazza a számítógépén lévő dokumentumra. Egyszerûen rögzítse az aláírását egyszer, és a dokumentumokhoz alkalmazható képként tárolja. A jövő dokumentumainak egyszerű aláírása nyomtatás nélkül is lehetséges.
Ha tollal rendelkező táblagéppel rendelkezik, akkor is használhatja a ceruzát, ha egy dokumentumot közvetlenül a képernyőre ír.
Dokumentum online faxolása
Az online faxszolgáltatások lehetővé teszik a dokumentum faxolását anélkül, hogy szüksége lenne egy faxkészülékre, akár egy telefonvonalra. Webes felületet használ fel egy dokumentum feltöltéséhez, és írja be a címzett telefonszámát. Maga a szolgáltatás gondoskodik az elmúlt kilométerekről, faxolva a dokumentumot a távoli faxkészülékre saját telefonvonalain keresztül.
Ha ritkán csak ritkán kell faxot küldeni, ezek a szolgáltatások lehetővé teszik, hogy itt és ott néhány oldalt küldjenek cent cent nélkül. Ha gyakrabban kell faxot küldenie, akkor fizetnie kell valamit - de fizetnie kell egy faxkészülékhez és egy telefonvonalhoz is.
Ezek a szolgáltatások technikailag magukban foglalják a faxolást, de legalábbis nem úgy érzik magukat, mint egy unalmas régi faxkészüléket, és nem követelik meg, hogy legyen vezetékes telefonja.
Fax fogadása online
A fax fogadása fejfájás lehet, ha otthoni irodája van. A faxkészüléknek folyamatosan be kell kapcsolnia, és faxokat kell hallgatnia. Szüksége van egy dedikált vonalra a faxok fogadására, hogy ne maradjon le faxok, amikor telefonál. Megpróbálhatja megkérni az embereket, hogy faxoljanak meg egy dokumentumot egy adott időpontban, amikor biztos vagy benne, hogy a vezetékes telefonja nincs összekapcsolva.
Ahelyett, hogy foglalkozna ezzel az ostobasággal, kérje meg az embereket, hogy vizsgálják meg és küldjenek e-maileket az Ön számára. Más eszközöket is használhat, ha nem szeretne e-mailben megbízni - például a JotForm-ot a Dropbox-szal együtt használva létrehozhat egy olyan weboldalt, ahol az emberek feltölthetnék a PDF fájlokat, és megjelennek a Dropboxban lévő mappában.
Megpróbálhat egy olyan szolgáltatást is használni, amely rendelkezik egy dedikált faxszámmal, és lehetővé teszi faxok fogadását. Ezek általában pénzt költenek - elvégre a faxszolgáltatásnak meg kell fizetnie egy dedikált vezetékes telefonszámot, és figyelemmel kell kísérnie az Ön számára. Az eFax havonta 10 ingyen bejövő oldalt kínál, bár nem adnak ingyenes kimenő oldalakat. A HelloFax lehetővé teszi öt ingyenes oldal elküldését, de ez az. Minden ingyenes online faxszolgáltatásnak ilyen fogása van - az ingyenes ajánlat létezik, hogy felhívhasson, míg a legfontosabb funkciókért fizetnie kell. A faxoláshoz tartozik a faxkészülékekhez és a vezetékes telefonszámokhoz való kapcsolódás, és ez nem ingyenes. Gyakran üzleti célokra is használják, és a vállalkozások hajlandóak pénzt költeni erre a dologra.
Az Utolsó Üdülőhely: Használjon egy tényleges faxot anélkül, hogy saját tulajdonába kerülne
Ha nem szeretne online szolgáltatásokat vagy csigaüzeneteket kezelni, és teljesen nincs más választása, mint ha az alkalmi dokumentumot faxként továbbítja, még mindig van alternatívája a saját faxkészülék megvásárlásához és vezetékes telefon használatához. Valószínűleg látogathat egy helyi boltba, amely másolást kínál, és néhány centért fizetni fog faxküldésre. Ez nem ideális abban az esetben, ha gyakran küld faxokat, de ha évente egyszer valamilyen faxot kell küldenie, ez rendben lehet.
Természetesen ez még mindig magában foglalja a faxkészülék használatát.Egyes szervezetek csak faxokat kérnek, és nem érheti kényelmesen a rendkívül érzékeny dokumentumokat webes faxszolgáltatásra. Sokat nem tehetünk, ha olyan szervezetet kell kezelnünk, amely faxokat igényel.
A faxolás még mindig egy ideje marad velünk, ha csak olyan szabályozások miatt, amelyek arra késztetik az egészségügyi és jogi szervezeteket, hogy a modern alternatívák helyett a régebbi faxrendszert használják.
