A mai cikkben megtudhatja, hogyan használhatja a Word 2010-es levelezési varázslóját, írjon személyre szabott e-maileket, és állítson be különböző mellékleteket minden e-mail címzett számára.
Kép M! R
Terjesztési lista létrehozása
A Word Mail Merge megtakarít minket az unalmas feladatból, hogy minden címzett e-mail címét manuálisan beírja, lehetővé téve számunkra, hogy e-mail címeket importáljunk az Outlook névjegyeiből, az Excel-ből vagy az Access adatforrásokból vagy a Word adatfájlokból.
Az Outlook névjegye a legjobb közül a három közül, és ha még nem használja, akkor jó ideje frissíteni az Outlook címjegyzékét, és megmutatjuk Önnek hogyan kell ezt csinálni. A következő részből kihagyhatod, és elkezdheted a levelezés összeolvasását, ha már tudod, hogyan kell beállítani az Outlook kapcsolatot, különben a következő két rész néhány alapot nyújt az Outlook kapcsolat beállításához az internetes névjegyzék importálásával.
A levelezési profil beállítása
Az Outlook-névjegy létrehozása olyan fiókkal kezdődik, amely tárolja a fiók e-mail címét, jelszavát, szerveradatait és más adatokhoz, például e-mail üzenetekhez és címekhez való kapcsolódásokat.
A kapcsolattartó mappák feltöltése
A terjesztési listát kézzel is beírhatja az Outlookba, vagy importálhat más webalapú címjegyzékeket - például a Gmail, a Yahoo vagy a Hotmail címjegyzékét. A legtöbb web alapú e-mail szolgáltató lehetővé teszi számunkra, hogy címjegyzékünket Outlook-kompatibilis adatforrásra exportáljuk. A Gmail például megadja nekünk a lehetőséget, hogy partnereinket Outlook-kompatibilis CSV-fájlba exportáljuk.
Mail Merge Wizard
Kezdje el egy üres dokumentumot, és nyissa meg a "Mailings" szalagot, hogy elkezdje a levágásunkat.
Az üzenetfogadók kiválasztása
A varázsló megkérdezi tőlünk, hogy válasszuk ki a dokumentum egyesítésének dokumentum típusát, az e-mail üzenetek a megfelelő levélfordítási gyakorlat megfelelő dokumentumtípusa.
Lehetőségünk van bármely, a rendszerünkben beállított levelezési profil használatára.
Az e-mail üzenet összeállítása
Kezdje el írni az e-mail üzenetet, és illessze be az egyesítési mezőket, ahol személyre szabott üzeneteket szeretne elhelyezni - például a címet vagy a vezetéknevet a megfelelő helyen a dokumentumban.
A tárgysor személyre szabása
A varázsló a következő lépésekben szünteti meg az egyesülési folyamatot: a megfelelő dokumentumtípus és sablon kiválasztása, terjesztési lista létrehozása, az egyesülési előnézet értékelése és e-mailek küldése az összes címzett számára.
Ekkor észrevehet két gyakori e-mailes írási tevékenységet, amelyet a varázsló nem támogat, személyre szabott témavonalakat ír, és különböző mellékleteket hoz létre. Használnunk kell a makrót a levelezés egyesítéséhez, lehetőleg mielőtt befejeznénk a varázslót.
A levél megnyitásával nyomja meg az "Alt + F11" billentyűt, és kattintson duplán az "ThisDocument" elemre a munka Word ablakában, hogy megnyissa a Makrószerkesztőt.
Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open()
Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1
End Sub
Private Sub Document_Close()
Set wdapp = Nothing
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer
With ActiveDocument.MailMerge
If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT =.MailSubject FIRST_RECORD = False Else.MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If
i =.DataSource.DataFields.Count
Do While i > 0.MailSubject = Replace(.MailSubject, '<' &.DataSource.DataFields(i).Name & '>',.DataSource.DataFields(i).Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop
End With
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Menj vissza a dokumentumodhoz, és kattints a "Tovább: az összefésülés befejezése" linkre, hogy elküldd az e-mailedet.
Különböző elemek csatolása az e-mailhez
Eddig megtudtuk, hogyan használhatjuk a levéltárs varázslót, és hogyan lehet személyre szabni a témaköröket - és befejezni a mai bemutatót, megjelenítünk egy harmadik féltől származó bővítményt, amely lehetővé teszi számunkra, hogy minden egyes e-mailhez csatoljuk a különböző fájlokat.
Töltse le a bővítményt, csomagolja ki, és észleli, hogy a bővítmény Word dokumentum sablonokként jelenik meg. Használja a "CreateEMailData Word 2007 Ver02" szót, ha 2007-es vagy 2010-es verziót használ, és "CreateEMailData Word 2003 Ver02", ha Word 2003 programot használ.
Reméljük, hogy megtanulta megtudni, hogyan használhatja a Word levelezés egyesítését a mai cikkből. Nyugodtan beszélgethet más levélszegési tippekkel a többi olvasóval a megjegyzések szakaszában.
