A csapattalálkozók rendezése kemény feladat, különösen, ha a szervező azt találja, hogy nincs jó idő, amikor mindenki találkozhat. A probléma azonban minimálisra csökkenthető Outlook újonnan bevezetett funkció hívott Javasoljon új időt. A Microsoft Outlook asztali verzióit futtató felhasználók talán ismerik ezt a funkciót. Ez egy olyan funkció, amely lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy mindenki, beleértve magukat is, szabadon legyen, így a találkozó könnyen és sok gond nélkül elintézhető a szervezővel.
Minden résztvevőnek meg kell tennie, hogy udvariasan utasítsa el a találkozó javasolt időpontját, és javasoljon egy másik megfelelő időt arra, hogy az ülésszervező fontolja meg. A szervező ezután elfogadhatja a legjobb új idő javaslatot, és gyorsan átütemezheti az ülést.
Az Új idő beállítása funkció az Outlook programban működik
Először egy találkozószervező kérést küld minden résztvevőnek. Az értekezlet-lekérés kézhezvételekor a címzettek a "Levél" szakaszban a szokásos "Elfogad" gomb mellett felsorolnak különböző lehetőségeket (Tentatív, Elutasítás és Új időbeosztás).
Ha ütközik az ülés javasolt időpontjával. Egy résztvevő egyszerűen kattintson a Javaslat Új idő gombra a meghívón vagy a naptár eseményen.
- Fogadjon és javasoljon új időt
- Tentatív és új időpontot javasol
- Csökkentse és javasoljon új időt.
Miután kiválasztotta a három javasolt új idő opció egyikét, megnyílik egy egyszerűsített nézet az ütemező asszisztensről.
Ha új ütemezést választottak ki az értekezletre, a szervező frissített meghívót küldhet minden résztvevőnek.
Forrás.
